Einblick in den Vorverkauf

Was früher in aufwendiger Handarbeit abgewickelt wurde, ist heute dank unserem Reservationssystem schnell und einfach möglich: Die Reservation von Tickets. Machen Sie mit uns eine kleine Zeitreise und erfahren Sie, wie sich unser Vorverkauf in den letzten Jahren stetig verbessert hat.

Fotos: Profi Office GmbH.
Titelbild: Schaukästen der Profi Office GmbH mit historischen Telefonapparaten.

Teilnehmer besetzt

Wer schon seit mehreren Jahren die Aufführungen der Theatergruppe Friesenberg besucht weiss, wie schwer es früher war, Tickets zu reservieren. Schon damals war der Ansturm jeweils sehr gross, wenn der Vorverkauf eröffnete. Die im Programmheft abgedruckte Telefonnummer war ständig besetzt. Kein Wunder, war es doch die Privatnummer von Margrit und Joosli Brunold, die geduldig und mit viel Ausdauer stundenlang die Anrufe entgegennahmen. Kaum war eine Reservation notiert und der Hörer aufgelegt, klingelte es schon wieder. Wer zu dieser Zeit die beiden privat erreichen wollte, hatte schlicht keine Chance. Und für die Anrufer war es schon fast wie ein Sechser im Lotto, wenn nach unzähligen Besetzzeichen endlich mal ein Freizeichen ertönte.

Schriftlicher Vorverkauf für Mitglieder

2002 führten wir für die Mitglieder erstmals einen schriftlichen Vor-Vorverkauf ein. Sie hatten so die Gelegenheit, eine Woche vor dem offiziellen Vorverkauf bereits Tickets zu reservieren, was wiederum den telefonischen Ansturm bei Beginn des Vorverkaufs etwas drosselte. Das entsprechende Bestellformular wurde direkt an Margrit und Joosli Brunold gesendet, welche dann die Bestellungen in die Reservationslisten übertrugen.

Erstes Reservationssystem

Bis 2004 wurde der Vorverkauf vollständig in Handarbeit abgewickelt. Die eingehenden Reservationen wurden laufend in bereitgelegten Listen eingetragen. Dies änderte sich, als wir 2004 auf unsere erste Version eines elektronischen Reservatonssystems umstellten. Alle Reservationen wurden nun über eine geschützte Internetseite erfasst. Ebenfalls konnte man auch erstmals direkt selber über unsere Internetseite reservieren.

Firmengebäude der Profi Office GmbH

Firmengebäude der Profi Office GmbH

Das war die Voraussetzung, dass wir 2004 auch erstmals auf die Dienstleistungen der Profi Office GmbH zurückgreifen konnten, die für uns an den ersten beiden Vorverkaufstagen die Telefone entgegennahmen. Dank fünf geschalteten Telefonlinien gehörte der jahrelange Engpass eines ständig besetzten Telefons nun der Vergangenheit an.

Auch 2005 übergaben wir den Vorverkauf an den ersten beiden Tagen der Profi Office GmbH. Zur Vereinfachung des schriftlichen Mitglieder-Vorverkaufs führten wir 2006 ein Bestellformular mit Barcodes ein. Damit konnten Margrit und Joosli Brunolds die einzelnen Bestellung relativ rasch mittels Barcodescanner ins System einlesen, ohne alles abtippen zu müssen.

Profi Office GmbH übernimmt den telefonischen Vorverkauf

2007 stellten wir den telefonischen Vorverkauf vollständig auf die Profi Office GmbH um, was auch im Programmheft daran zu erkennen war, dass erstmals eine 056er-Nummer und nicht mehr die Privatnummer von Brunolds abgedruckt war. Auch der bis dahin schriftlich abgewickelte Vor-Vorverkauf für Mitglieder wurde nun telefonisch vom Call-Center übernommen.

Call-Center-Arbeitsplätze

Call-Center-Arbeitsplätze

2010 erneuerten wir das Reservationssystem, um dieses an die jüngsten Bedürfnisse anzupassen. So mussten wir aufgrund des regen Zuwachs an Neumitgliedern die Anzahl der im Rahmen des Mitgliedervorverkaufs zur Verfügung stehenden Tickets halbieren. Ein Einzelmitglied konnte neu nur noch 2 statt 4 und ein Paarmitglied 4 statt 8 Tickets reservieren. Auch führten wir den Mitgliedervorverkauf nur noch während zwei Tagen statt einer ganzen Woche durch.

Sitzplatzgenaues Reservieren

Bis und mit 2013 wurden die Reservationen telefonisch oder via Internet entgegengenommen, die Sitzplatzzuteilung jedoch erfolgte nach wie vor in aufwendiger Handarbeit durch Joosli und Margrit Brunold, die Unmögliches möglich machten und stets bemüht waren, alle erdenklichen Platzierungswünsche zu berücksichtigen. Dies wurde aber von Jahr zu Jahr immer schwieriger, da auch immer mehr Reservationen nachträglich nochmals geändert wurden, einzelne Tickets wieder zurückgegeben oder weitere Tickets hinzugebucht wurden. 2013 wurden 40 % aller Reservationen auf diese Weise nochmals geändert, was für uns einen enormen administrativen Aufwand zur Folge hatte.

Call-Center-Mitarbeiterinnen bei der Arbeit

Call-Center-Mitarbeiterinnen bei der Arbeit

Deshalb führten wir 2014 ein neues Reservationssystem mit sitzplatzgenauer Reservation ein. Damit konnten unsere Besucher bereits bei der Reservation auf dem Sitzplan nachsehen, welche Sitzplätze noch frei sind und so ihre Wunschplätze direkt buchen. Gleichzeitig führten wir auch die Möglichkeit ein, die Tickets bei der Reservation gleich online mittels Kreditkarte oder über PayPal zu bezahlen. Um den grossen administrativen Aufwand, der durch nachträgliche Reservationsänderungen entsteht, einzudämmen, ist seit 2014 eine Stornierung oder Rückgabe von Tickets ausgeschlossen.

Profi Office GmbH

Rund 50 % aller Reservationen werden über unseren telefonischen Vorverkauf abgewickelt. Das sind mehrere hundert eingehende Anrufe.

Um diese bewältigen zu können, setzen wir schon mehrere Jahre auf die professionellen Dienstleistungen der Profi Office GmbH.

Unser Reservationssystem

2002
Einführung des schriftlichen Mitglieder-Vorverkaufs.

2004
Erste Version eines elektronischen, über den Browser bedienbaren, speziell für die TGF entwickelten Reservationssystems für die Abwicklung des Vorverkaufs. Die Profi Office GmbH übernimmt erstmals die beiden ersten Vorverkaufstage. Über unsere Internetseite können Reservationen nach vorgängiger Registration auch direkt erfasst werden.

2005
Die 2. Version des Reservationssystems geht in Betrieb. Schriftlicher Mitglieder-Vorverkauf mit Barcode-Formular zur Vereinfachung der Erfassung. Auf unserer Internetseite sind erstmals die Anzahl freier Plätze in Echtzeit einsehbar.

2007
Die Profi Office GmbH übernimmt den telefonischen Vorverkauf vollständig, inkl. Mitglieder-Vorverkauf, der neu telefonisch durchgeführt wird.

2010
Vollständige Überarbeitung und Ausbau des Reservationssystems als 3. Version. Der Mitglieder-Vorverkauf wird nur noch an zwei Tagen durchgeführt. Internet-Reservationen sind neu ohne vorgängige Registrierung möglich, müssen aber mittels per Mail zugesandtem Bestätigungslink bestätigt werden.

2014
Die bislang grösste Umstellung im Vorverkauf findet statt. Mit der 4. Version des Reservationssystems können unsere Besucher nun sitzplatzgenau reservieren, sowohl telefonisch via Call-Center als auch direkt im Internet. Damit entfällt die aufwendige und bis dahin gepflegte manuelle Sitzplatzzuteilung durch die TGF. Auch können neu die Tickets online mittels Kreditkarte oder über PayPal bezahlt werden.